Startuppers, cet article est pour vous, gagnez du temps, améliorez votre pilotage !

Piloter les dépenses de personnel :

Quelle que soit la phase de développement de votre start-up ou le logiciel de gestion de la paie utilisé, il est primordial de bien piloter vos dépenses de personnel et d’avoir un suivi analytique de votre paie, réparties entre vos différentes équipes (recherche & développement, ventes, marketing, support). Des solutions comme Payfit proposent des modules assez poussés pour le suivi analytique des dépenses de personnel.

La masse salariale représente souvent une bonne partie des coûts d’une start-up et il est donc crucial de bien les analyser et les suivre au fil du temps. Il s’agit là d’un prérequis pour permettre de mesurer avec précision votre coût d’acquisition client (CAC), votre marge opérationnelle et votre rentabilité de manière générale.

En ce qui concerne le paiement des salaires, le plus souvent, au départ, cela est réalisé manuellement. Par la suite, des solutions pour semi-automatiser le process existent, comme par exemple l’export de fichier directement de votre logiciel de paie pour ensuite les importer dans votre espace bancaire personnel, votre banque se chargeant de virer les sommes.

Piloter les notes de frais et dépenses de représentation :

Ces dépenses sont effectuées hors-site, il est important de définir un process strict pour récupérer, centraliser et traiter les justificatifs, condition sine qua none à leur remboursement ou prise en charge. Vous avez plusieurs possibilités :

  • Vos salariés avancent les dépenses et vous procédez à leur remboursement en même temps que leurs salaires. Colead Finance dispose d’un outil qui vous permet de collecter les justificatifs via une simple photo et de les intégrer dans vos outils de gestion. D’autres solutions existent (Payfit, Expensya, Jenji…) et peuvent facilement être intégrés à notre outil.
  • Vos salariés disposent d’une carte de crédit de la société. Les néobanques comme Qonto permettent à vos salariés de prendre en photo la facture ou le ticket et l’intégrer dans l’application mobile. Notre outil permet de récupérer ce justificatif sans aucune nouvelle action du salarié.

Au final, votre rôle est de bien définir la politique interne et spécifier les dépenses autorisées et les limites par salarié/projet.

Piloter les dépenses de fonctionnement :

Il existe une grande variété de dépenses qui concourent au fonctionnement d’une start-up. Les loyers de locaux, les primes d’assurance, les différents abonnements (internet, téléphone, logiciels…). Sans un minimum de vigilance et de suivi, ces dépenses peuvent rapidement augmenter et impacter votre trésorerie. A vous d’établir le bon dosage entre contrôle et flexibilité pour donner plus d’agilité à votre structure.

Une des solutions consiste à allouer un budget mensuel à chaque salarié et leur fournir des cartes plafonnées. Les néobanques comme Qonto le proposent, d’autres acteurs comme Spendesk se placent comme des acteurs de référence dans le suivi des factures et la gestion des cartes virtuelles pour paiements récurrents ou uniques.

L’outil Colead Finance vous donne la possibilité de centraliser vos justificatifs sur une seule plateforme, les canaux de collecte sont multiples :

  • Récupération des factures reçues au niveau de boîtes mails personnelles ou dédiées (fournisseurs@votrestartup.fr)
  • Récupérations des factures directement dans les espaces web des fournisseurs (Amazon, EDF, Orange, Kapten…)
  • Dépôt de la facture reçue via un autre canal directement dans l’outil (via un simple glisser-déposer)
  • Scan de la facture via l’application mobile
  • Récupération des flux bancaires, accompagnés des éventuels justificatifs attachés (pour le néobanques qui le permettent)

Avec la version 2 de la Directive européenne des Services de Paiement (DSP2), les banques vont être forcées à ouvrir leurs APIs (Application Programming Interface) d’initiation de paiements et notre outil vous permettra à terme, de procéder directement au paiement de vos factures directement en un clic.

Piloter les coûts de marketing :

Vos prestataires de marketing digital débitent vos cartes bancaires selon des formules différentes (paliers, nombres de clics ou de redirection, nombre de personnes touchées…). Le budget marketing peut rapidement déraper si vous ne pilotez pas correctement. Ces prestataires fournissent des indicateurs de suivi très pertinents, n’hésitez pas à challenger votre stratégie actuelle et à mesurer l’efficacité de vos campagnes de communication.

Piloter les frais bancaires et de prestataires de paiement :

Les frais bancaires et commissions de prestataires de paiement sont souvent facturés à la transaction et se caractérisent souvent par leur nombre. Pour les frais bancaires, l’enjeu principal est de les récupérer, classer et traiter automatiquement et en temps réel. Pour les commissions, la difficulté réside dans la possibilité de les identifier et mesurer car la plupart d’entre eux payent sur une base nette.

Comment Colead Finance peut vous aider ?

Colead Finance met à disposition des dirigeants, décideurs ou gestionnaires, un outil avancé qui s’appuie sur du machine learning et la reconnaissance de caractères (OCR) pour simplifier votre pilotage du quotidien. Notre outil (i) se connecte à votre espace bancaire pour récupérer les flux bancaires ou des prestataires de paiement comme Stripe ou Paypal (ii) collecte les factures et pièces justificatives via les canaux évoqués plus haut, puis la magie comptable est lancée :

  • La facture est analysée et traitée, les champs nécessaires à sa comptabilisation sont préremplis. Un comptable dédié vérifie que la pré-saisie est correcte et corrige si nécessaire avant de valider ;
  • Les fournisseurs préparamétrés (taux et type de TVA applicable, type de charge…) permettent une allocation automatique des dépenses récurrentes ;
  • Ces documents sont rapprochés automatiquement à vos flux bancaires ce qui permet de sécuriser vos opérations et de suivre l’état de vos dettes fournisseurs.

L’outil Colead Finance dispose aussi d’un module de facturation pour émettre vos factures clients très utile pour les indépendants et les start-ups en tout début de lancement. En vous connectant à notre outil, vous disposez de plusieurs tableaux de bord qui vous donnent des images en temps réel de la santé de votre start-up, de l’état de votre trésorerie et vos créances et dettes. Vous disposerez d’un outil analytique très puissant puisque vous avez la possibilité d’affecter ce qu’on appelle « tag » à des dépenses ou recettes pour les allouer à des projets ou clients en particulier et améliorer ainsi votre suivi de rentabilité.

Les équipes de Colead Finance restent à votre disposition pour vous accompagner dans votre aventure entrepreneuriale !

© Colead Finance – juin 2020